Dokumentenschränke

Dokumentenschränke dienen, wie der Name schon sagt, der sicheren Aufbewahrung von Dokumenten. Vom Prinzip her sind Dokumentenschränke eine Unterart eines Panzerschranks, der speziell für die Lagerung von Dokumenten und Akten konzipiert wurde. Nicht nur im gewerblichen Bereich sondern auch im privaten Bereich können Dokumentenschränke zum Einsatz kommen. Denkbar ist hier zum Beispiel die Aufbewahrung wertvoller Münz- oder Briefmarkensammlungen. Hauptsächlich kommen Dokumentschränke jedoch im gewerblichen Bereich zur Anwendung, denn der Gesetzgeber verpflichtet zu einer ordnungsgemäßen und sicheren Lagerung von Bilanzen, Steuerunterlagen und Verträgen. Steuerrechtlich relevante Daten müssen beispielsweise mindestens 7 Jahre im Unternehmen aufbewahrt werden.

Aufgrund der Wichtigkeit dieser Unterlagen sollten Dokumentenschränke also nicht nur feuerfest sondern auch diebstahlssicher sein, denn oft sind Dokumente mehr wert als bares Geld und es wird meist erst bei Verlust dieser klar, wie wichtig diese Unterlagen sind. Nicht zuletzt kann die Existenz des Unternehmens davon abhängig sein.

Trotzdem sollten Dokumentenschränke für befugte Personen schnell zugänglich sein, denn meist wird mit den gelagerten Unterlagen gearbeitet. Ist der Dokumentenschrank dann nicht leicht zugänglich, können Dokumente die eigentlich in den Schrank gehören auch außerhalb gelagert werden. Aufgrund dieser völlig unterschiedlichen Eigenschaften – hohe Sicherheit und gleichzeitig gute Zugangsmöglichkeit - wird schnell deutlich, wie hoch die Anforderungen an die Hersteller solcher Dokumentenschränke sind.

Die Einstufung von Dokumentenschränken erfolgt nach verschiedenen Sicherheitsstufen, die je nach Sicherheitsnorm Aussagen über Einbruchssicherheit und Feuerschutz treffen. Die bekanntesten Normen sind das VdS- sowie das VDMA-Gützeichen. Diese Gütezeichen erleichtern dem Kunden sowie Versicherungsagenturen die Einstufung. Um diese Gütezeichen zu erhalten muss ein Dokumentenschrank verschiedene Tests erfolgreich überstehen. So wird zum Beispiel ein Einbruchstest durchgeführt. Dabei wird versucht mit Gewalt an die im Innern gelagerten Dokumente zu gelangen. Dabei werden verschiedene Werkzeuge wie Bohrmascßhinen oder Trennschleifgeräte benutzt. Auch die neuesten Entwicklungen im Werkzeugbereich, wie Diamantbohrköpfe werden dabei mit in die Tests einbezogen.